Automatisch verwerken inkoopfacturen
Inkoop facturen kunnen digitaal worden ingelezen en geautomatiseerd worden verwerkt in Pinewood. Hiervoor is een tool ontwikkeld waarbij met behulp van ImageCapture van Scan Sys factuurgegevens automatisch kunnen worden uitgelezen vanuit een mailbox om vervolgens in Pinewood geïmporteerd te kunnen worden. Met de juiste match van inkoop orders worden deze facturen in Pinewood automatisch verwerkt en geboekt. Deze dienst heet Grayhams Invoices.
ImageCapture van Scan Sys is web-based net zoals Pinewood.
Het voordeel voor de klant is tweeledig
1: Automatisch inlezen
Veel tijdbesparing doordat alle facturen automatisch in Pinewood ingelezen worden als PDF en niet meer handmatig geupload hoeven te worden. Op deze manier is je facturendossier altijd compleet.
2: Automatische verwerking
Een geautomatiseerd factuur verwerking proces waarbij gegevens worden uitgelezen en de inkoop factuur financieel wordt gematcht met openstaande ontvangsten. Er hoeven geen gegevens meer te worden opgezocht, overgetypt of dubbel te worden verwerkt en er hoeft geen factuur meer gescand of gekopieerd te worden.
Het proces
- Een leverancier mailt een factuur in PDF naar een emailbox of een fysieke factuur wordt via een scanner naar deze mailbox gestuurd.
- ImageCapture leest een bestand met crediteurgegevens in vanuit Pinewood
- De emailbox wordt uitgelezen waarbij de factuur in ImageCapture van Scan Sys wordt ingeladen
- ImageCapture leest een aantal gegevens van de factuur: bedragen, leverancier gegevens, factuurnummer en datum al dan niet met gebruik van sjablonen en voert de eerste controles uit op de factuur, zodat deze gevalideerd is met crediteurgegevens in Pinewood
- De gebruiker kan de uitgelezen gegevens eventueel controleren en aanpassen
- De factuur en de uitgelezen en gevalideerde gegevens worden naar Pinewood overgebracht
- In Pinewood kunnen de facturen vervolgens automatisch worden verwerkt
- Indien in Pinewood een openstaande ontvangst staat die matcht met de ingelezen gegevens (ordernummer, waarde, etc) kunnen meerdere facturen van verschillende leveranciers automatisch tegelijk worden verwerkt en worden geboekt met één klik op een knop
Er is een demo omgeving beschikbaar waarop het proces en de werking getoond kunnen worden.
Grayhams ondersteunt ondernemers in de automotivesector dankzij inzet van het toonaangevende en toekomstgerichte Pinewood DMS.
Grayhams is exclusief dealer van Pinewood, hèt innovatieve DMS voor de automotive branche.
