INLEZEN INKOOPFACTUREN

AUTOMATISCH VERWERKEN INKOOPFACTUREN

Automatisch verwerken inkoopfacturen

Inkoop facturen kunnen digitaal worden ingelezen en geautomatiseerd worden verwerkt in Pinnacle. Hiervoor is een tool ontwikkeld waarbij met behulp van ImageCapture van Scan Sys factuurgegevens automatisch kunnen worden uitgelezen vanuit een mailbox om vervolgens in Pinnacle geïmporteerd te kunnen worden. Met de juiste match van inkoop orders worden deze facturen in Pinnacle automatisch verwerkt en geboekt. Deze dienst heet Grayhams Invoices.
ImageCapture van Scan Sys is web-based net zoals Pinnacle.

Het voordeel voor de klant is tweeledig

i

1: Automatisch inlezen

Veel tijdbesparing doordat alle facturen automatisch in Pinnacle ingelezen worden als PDF en niet meer handmatig geupload hoeven te worden. Op deze manier is je facturendossier altijd compleet.

n

2: Automatische verwerking

Een geautomatiseerd factuur verwerking proces waarbij gegevens worden uitgelezen en de inkoop factuur financieel wordt gematcht met openstaande ontvangsten. Er hoeven geen gegevens meer te worden opgezocht, overgetypt of dubbel te worden verwerkt en er hoeft geen factuur meer gescand of gekopieerd te worden.

Het proces

  • Een leverancier mailt een factuur in PDF naar een emailbox of een fysieke factuur wordt via een scanner naar deze mailbox gestuurd.
  • ImageCapture leest een bestand met crediteurgegevens in vanuit Pinnacle
  • De emailbox wordt uitgelezen waarbij de factuur in ImageCapture van Scan Sys wordt ingeladen
  • ImageCapture leest een aantal gegevens van de factuur: bedragen, leverancier gegevens, factuurnummer en datum al dan niet met gebruik van sjablonen en voert de eerste controles uit op de factuur, zodat deze gevalideerd is met crediteurgegevens in Pinnacle
  • De gebruiker kan de uitgelezen gegevens eventueel controleren en aanpassen
  • De factuur en de uitgelezen en gevalideerde gegevens worden naar Pinnacle overgebracht
  • In Pinnacle kunnen de facturen vervolgens automatisch worden verwerkt
  • Indien in Pinnacle een openstaande ontvangst staat die matcht met de ingelezen gegevens (ordernummer, waarde, etc) kunnen meerdere facturen van verschillende leveranciers automatisch tegelijk worden verwerkt en worden geboekt met één klik op een knop

 Er is een demo omgeving beschikbaar waarop het proces en de werking getoond kunnen worden.

Grayhams ondersteunt ondernemers in de automotivesector dankzij inzet van het toonaangevende en toekomstgerichte Pinnacle DMS.

Grayhams is exclusief dealer van Pinnacle, hèt innovatieve DMS voor de automotive branche.